Automatize agendamentos com o agente de IA

O que você vai precisar:

• Um plano Pro, o novo plano Empresarial ou uma conta de teste.

• Pelo menos um tipo de agendamento configurado no Calendário.

• Um agente de IA pronto para ser configurado.

Tenha em mente:

• O agente de IA responde apenas a mensagens recebidas e não pode iniciar conversas.

• Você pode criar vários agentes de IA na mesma área de trabalho. O número de agentes ativos depende do seu plano de assinatura. Saiba mais sobre os limites de agentes de IA por plano.

• Os agentes de IA usam os créditos de IA compartilhados na sua área de trabalho. Se os créditos acabarem, eles deixarão de responder até que os créditos sejam renovados ou um administrador aumente os créditos de IA disponíveis. Saiba mais sobre os créditos de IA.

• O agente de IA só pode agendar serviços adicionados às ações de agendamento dele.

• A memória completa da conversa do agente expira após sete dias sem uma mensagem do cliente.

• Depois de quatro mensagens consecutivas fora do assunto durante um agendamento, o agente lembra o cliente sobre o processo não concluído. Após a quinta, ele encerra o agendamento.

Na Kommo, você pode usar o agente de IA para conduzir conversas de agendamento com seus clientes. O agente pode ajudá-los a escolher um serviço e um especialista, encontrar um horário disponível e criar um agendamento no Calendário.

Os clientes também podem visualizar, reagendar ou cancelar agendamentos existentes diretamente na conversa.

Antes de começar

Antes de criar uma ação de agendamento:

1. Configure seu Calendário — Configure sua disponibilidade e crie os tipos de agendamento que o agente usará. Para cada tipo de agendamento, adicione:

   • Um nome claro para o serviço.

   • A duração do serviço.

   • Pelo menos um usuário responsável.

   • Os dias e horários em que o serviço está disponível.

   Você pode atribuir vários usuários responsáveis se quiser que os clientes escolham quem realizará o serviço.

   Saiba como configurar a disponibilidade e os tipos de agendamento em nosso artigo.

2. Configure seu agente de IA — Crie e configure o agente que você usará para os agendamentos.

   Para ver as instruções, consulte nosso artigo sobre como configurar agentes de IA.

Configure agendamentos com o agente de IA

Crie uma ação de agendamento

Quando o Calendário e o agente de IA estiverem prontos, crie uma ação que informe ao agente quando iniciar um agendamento e quais serviços ele pode oferecer.

1. Acesse Agente de IA → Abra a aba Ações e clique em + Adicionar ação.

2. Na condição QUANDO escolha quando a ação de agendamento deve começar (por exemplo, O cliente deseja: agendar ou uma condição personalizada) e especifique quando a ação deve ser acionada.

   

3. Na condição FAZER selecione Criar agendamento no Calendário.

   

4. Selecione um ou mais serviços que o agente pode agendar.

   

5. Se necessário, adicione instruções para o agente no campo MAIS .

6. Clique em Salvar ação.

Você pode oferecer vários serviços de duas formas:

• Adicione vários serviços à mesma ação de agendamento.

• Crie ações de agendamento separadas para diferentes situações.

Se várias ações de agendamento forem acionadas durante uma conversa, o agente combinará os serviços delas em uma única lista sem interromper o agendamento em andamento.
Por exemplo: Se um cliente estiver agendando um corte de cabelo e uma ação de agendamento para manicure for acionada mais tarde no mesmo chat, a manicure será adicionada aos serviços disponíveis enquanto o agente continua agendando o corte de cabelo.

Excluir um serviço selecionado do Calendário o remove das opções de agendamento do agente. Quando não houver outros serviços disponíveis, o agente informará ao cliente que o agendamento está indisponível.

Adicione informações do serviço

Para ajudar o agente a responder a perguntas sobre seus serviços, você pode adicionar informações do serviço como uma fonte de conhecimento. Isso é opcional e não afeta quais serviços o agente pode agendar.

Você pode incluir:

• Descrições e duração dos serviços.

• Preços.

• Requisitos e instruções de preparação.

• Políticas de cancelamento.

• Outras condições que os clientes devem conhecer.

Saiba como adicionar e gerenciar fontes de conhecimento de IA.

Teste e ative seu agente de IA

Antes de ativar o agente, use o Modo de teste para verificar o fluxo de agendamento e ajustar as instruções QUANDO, FAZERou MAIS se necessário.

Quando tudo funcionar conforme o esperado, ative o agente para começar a gerenciar agendamentos.

Saiba como testar um agente de IA e como ativá-lo.

Como funcionam os agendamentos com o agente de IA

Depois que seu agente de IA estiver ativo, ele poderá ajudar os clientes a agendar serviços e gerenciar seus agendamentos.

O agente pode:

1. Agendar um serviço

2. Escolher um especialista

3. Alterar serviços durante um agendamento

4. Gerenciar agendamentos existentes

A) Agendar um serviço

Depois que a ação de agendamento é acionada, o agente orienta o cliente durante o agendamento:

1. Quando há vários serviços disponíveis, o agente pergunta ao cliente qual deles deseja agendar. Quando há apenas um serviço disponível, o agente segue diretamente para a escolha da data e do horário.

   

2. O cliente seleciona um serviço pelo nome ou número.

3. O agente verifica a disponibilidade dos especialistas.

4. O cliente seleciona uma data e um horário ou pede o agendamento disponível mais próximo.

5. O agente repete o serviço, a data e o horário para confirmação.

6. Após a confirmação, o agendamento é criado no Calendário e o agente adiciona a ele um resumo da conversa.

O agente verifica a disponibilidade em períodos de até sete dias por vez. Se o cliente solicitar o primeiro agendamento disponível, o agente procurará o horário disponível mais próximo.

Observação: A disponibilidade pode mudar enquanto o cliente está fazendo o agendamento:

• Se o horário selecionado não estiver mais disponível, o agente sugerirá outros horários disponíveis.

• Se o serviço solicitado não puder ser agendado, o agente mostrará os serviços disponíveis para agendamento.

Depois que o cliente confirma o agendamento, o agente agenda apenas o serviço selecionado. Para agendar outro serviço — ou o mesmo serviço novamente —, o cliente precisa iniciar um novo agendamento.

Importante: Apenas um agendamento pode estar em andamento por vez. O cliente precisa concluí-lo ou cancelá-lo antes de iniciar outro.

B) Escolher um especialista

Quando um serviço tem vários especialistas, os clientes podem escolher com quem desejam agendar.

Eles podem:

• Perguntar quem realiza o serviço.

• Solicitar um especialista pelo nome.

• Pedir qualquer pessoa disponível.

Os clientes não precisam escolher um especialista específico. Se não tiverem preferência, o agente verificará a disponibilidade dos especialistas sem mostrar os nomes deles.

Depois que o cliente seleciona um horário, a próxima etapa depende da disponibilidade. O agente lista todos os especialistas disponíveis e pede ao cliente que escolha. Quando apenas um especialista está disponível, ele é atribuído automaticamente, e o agente informa ao cliente quem foi atribuído.

Observação: A disponibilidade dos especialistas pode mudar durante um agendamento:

• Quando o especialista solicitado não está disponível no horário selecionado, o agente mostra quem está disponível ou procura o horário disponível mais próximo para o especialista solicitado.

• Quando o especialista selecionado não está mais atribuído ao serviço, o agente pede ao cliente que escolha novamente.

Se vários especialistas tiverem o mesmo nome, o agente os listará para que o cliente possa escolher a pessoa certa.

O especialista selecionado permanece o mesmo se o agendamento for remarcado.

Importante: O agente de IA não pode alterar o especialista atribuído a um agendamento existente. Para agendar com outra pessoa, o cliente precisa cancelar o agendamento existente e criar um novo.

C) Alterar serviços durante um agendamento

Os clientes podem alterar a seleção de serviços enquanto um agendamento está em andamento.

Eles podem:

• Remover um serviço da lista pelo nome ou número.

• Recusar todos os serviços oferecidos.

• Mudar para outro serviço disponível.

• Selecionar novamente um serviço removido anteriormente.

• Agendar o mesmo serviço novamente após concluir um agendamento.

Os clientes podem mudar de serviço a qualquer momento durante o agendamento. Se já tiverem avançado no processo, o agente informará que o progresso atual será perdido e pedirá que confirmem a alteração.

O agendamento termina quando o cliente recusa todos os serviços disponíveis.

D) Gerenciar agendamentos existentes

O agente de IA também pode ajudar os clientes a gerenciar agendamentos que já estão no Calendário. Depois que uma ação de agendamento é adicionada, os clientes podem visualizar, reagendar ou cancelar seus agendamentos.

Visualizar próximos agendamentos

Por padrão, o agente procura agendamentos nos próximos sete dias. Os clientes também podem informar uma data ou um intervalo de datas específico para pesquisar fora desse período.

Observação: O agente exibe até 10 agendamentos por vez. Quando encontra mais agendamentos, ele pede ao cliente que reduza o intervalo de datas.

Quando há apenas um agendamento, o agente o seleciona automaticamente. Quando há vários, ele mostra uma lista para que o cliente escolha qual deseja gerenciar.

Reagendar um agendamento

Para reagendar um agendamento:

• O agente solicita uma nova data e um novo horário.

• O serviço e o especialista originais permanecem os mesmos.

• O cliente confirma a nova data e o novo horário antes que o agendamento seja alterado.

Cancelar um agendamento

Para cancelar um agendamento, o agente repete a data e o horário e pede ao cliente que confirme antes de removê-lo do Calendário.

Observação: Esta seção aborda agendamentos gerenciados pelo agente de IA. Para saber como os usuários do espaço de trabalho os gerenciam diretamente no Calendário, consulte nosso artigo Gerencie agendamentos na Kommo.