Yang kamu butuhkan:
Tersedia di paket Pro dan uji coba 14 hari.
Perlu diperhatikan:
Tindakan booking hanya tersedia untuk ruang kerja pada paket Pro.
TINDAKAN seperti Kelola tag dan Tetapkan kolom hanya tersedia di paket Advanced, Pro, dan Enterprise.
Akun uji coba hanya bisa mengunggah hingga 10 sumber; paket berbayar bisa mengunggah hingga 100.
Agen AI hanya merespons pesan masuk dan tidak bisa memulai percakapan.
Untuk memastikan penggunaan yang adil dan mencegah overload sistem, batasan penggunaan diterapkan. Jika kamu mencapai batasan, akan muncul pesan error – kamu bisa membeli paket agen AI atau hubungi dukungan untuk bantuan
Dalam artikel ini, kamu akan mempelajari cara mengonfigurasi agen AI dengan beberapa tindakan untuk menangani booking janji temu, mulai dari balasan pertama hingga mengumpulkan detail klien, menawarkan slot waktu yang tersedia, dan mentransfer percakapan jika diperlukan.
Menyiapkan agen AI
Buka bagian Agen AI.
Catatan: Jika kamu belum pernah membuat agen AI sebelumnya, klik Buat agen AI saya. Kemudian, ikuti langkah-langkah dalam panduan kami untuk membuatnya secara otomatis.
Buka tab Persona dan konfigurasikan cara agen AI berkomunikasi dengan klien kamu. Atur kolom-kolom berikut:
Peran dan kepribadian
Nada bicara
Panjang balasan
Bahasa balasan
Tunda sebelum membalas (detik)
Panduan
Untuk mempelajari lebih lanjut tentang cara mengatur Persona agen AI, lihat panduan kami.
Buka tab Tindakan dan klik + Tambahkan tindakan untuk membuatnya.
Untuk setiap tindakan, kamu perlu mendefinisikan instruksi berikut:
KAPAN – kondisi yang harus dipenuhi agen AI untuk memberikan respons.
TINDAKAN – aksi yang akan dijalankan agen AI ketika kondisi dipenuhi.
Ekstra (opsional) – aturan tambahan yang harus diikuti agen AI ketika situasi memerlukan klarifikasi lebih lanjut atau pemeriksaan tambahan.
Untuk detail lebih lanjut tentang cara instruksi ini bekerja, lihat panduan setup manual kami.
Penting: Agen AI akan berusaha sebaik mungkin untuk menafsirkan instruksi ini, tetapi mungkin tidak selalu bekerja seperti yang diharapkan. Untuk hasil yang lebih akurat, gunakan instruksi yang jelas dan spesifik, dan sertakan contoh tentang apa yang harus dilakukan atau dihindari agen AI jika relevan.
Mulai membuat booking
A. Menyiapkan tindakan kontak pertama
Pilih kondisi KAPAN: Pesan masuk berisi: sambutan.
Kamu juga bisa mengetikkan kondisi KAPAN kustom secara manual dan tekan Enter untuk menyimpannya. Misalnya, tambahkan frasa seperti halo atau hai.
Pilih TINDAKAN: Selalu gunakan pesan ini dan tambahkan pesan sambutan. Misalnya: “Hai! Terima kasih telah menghubungi kami. Ada yang bisa kami bantu?”
Kamu juga bisa menambahkan tindakan lain seperti Kelola tag dan menambahkan tag ke lead masuk seperti lead-baru.
Klik Simpan tindakan.
B. Mengkualifikasi permintaan booking
Pilih kondisi KAPAN: Pertama kali klien bertanya tentang: booking. Gunakan kondisi ini untuk membantu agen AI mengenali permintaan booking sejak awal dan mengarahkan percakapan ke langkah berikutnya.
Pilih TINDAKAN berikut:
Minta klien: nama, nomor telepon, dan email. Ini memberikan detail kontak yang dibutuhkan untuk mengonfirmasi booking atau melakukan follow-up nanti.
Ubah tahap lead menjadi: Permintaan booking di pipeline kamu. Dengan begitu, lead tetap terorganisir di tahap yang tepat seiring percakapan berjalan.
Di kolom Ekstra, tambahkan instruksi yang lebih detail, seperti: ‘Tanyakan layanan apa yang ingin dibooking oleh klien sebelum menampilkan slot waktu yang tersedia’’.
Simpan tindakan.
C. Menyiapkan jenis booking dan informasi layanan
Sebelum membuat TINDAKAN booking agen AI, kamu perlu::
Untuk mempelajari cara membuat jenis booking, lihat artikel Mengatur jenis booking kami.
Dalam contoh ini, kita akan menggunakan dua jenis booking yang sudah dibuat di bagian Kalender:
Perencanaan liburan
Konfirmasi booking
Kamu akan bisa memilih ini nanti saat menyiapkan TINDAKAN di agen AI.
2) Menambahkan sumber pengetahuan dengan informasi layanan kamu
Untuk membantu agen AI memahami layanan kamu dan memberikan balasan yang lebih akurat, buka tab Sumber → klik + Tambahkan sumber pengetahuan baru.
Pilih jenis sumber dan tambahkan informasi relevan tentang bisnismu. Agen AI kemudian dapat menggunakan informasi ini saat membalas klien.
Kamu bisa menyertakan detail seperti:
Nama layanan
Durasi
Harga
Persyaratan sebelum booking
Kondisi penting yang perlu diketahui klien
Setelah selesai menambahkan informasi, klik Simpan.
Penting: Saat ini, demi alasan privasi, agen AI tidak secara otomatis mengetahui semua layanan dan nama-nama yang tersedia di akun kamu, kecuali jika informasi tersebut dimasukkan ke dalam tindakan atau sumber pengetahuan.
Untuk mempelajari lebih lanjut tentang cara menambahkan sumber, lihat artikel Sumber pengetahuan AI.
D. Menjadwalkan booking perencanaan liburan
Pilih kondisi KAPAN: Pertama kali klien bertanya tentang: rencana perjalanan. Gunakan kondisi ini agar agen AI dapat mengenali ketika klien ingin menjadwalkan sesi perencanaan liburan dan menjalankan tindakan yang tepat.
Pilih TINDAKAN berikut:
Buat janji temu di Kalender: dan pilih Perencanaan liburan (jenis booking yang dibuat sebelumnya). Ini memungkinkan agen AI menawarkan opsi booking yang sesuai.
Kelola tag: dan tambahkan tag ke lead, seperti booking-pertama dan perencanaan-liburan.
Jawab menggunakan sumber basis pengetahuan: dan pilih sumber yang sudah diunggah sebelumnya dengan informasi layanan kamu (misalnya, Informasi bisnis). Agen AI kemudian dapat menggunakan detail layanan saat membalas.
Di kolom Ekstra, tambahkan instruksi yang lebih detail, seperti: ‘Selalu informasikan kepada klien tentang kondisi khusus untuk layanan ini, termasuk bahwa harga dan ketersediaan dapat berubah tergantung musim dan ketersediaan supplier’.
Klik Simpan tindakan.
E. Mengonfirmasi permintaan booking
Pilih kondisi KAPAN: Pertama kali klien bertanya tentang: konfirmasi perjalanan. Gunakan kondisi ini agar agen AI dapat mengenali ketika klien siap mengonfirmasi liburan mereka dan menjalankan tindakan yang tepat.
Pilih TINDAKAN berikut:
Buat janji temu di Kalender: dan pilih Konfirmasi booking (jenis booking yang dibuat sebelumnya). Ini memungkinkan agen AI menawarkan opsi booking yang sesuai.
Kelola tag: dan tambahkan tag seperti konfirmasi-booking atau siap-di-book.
Jawab menggunakan sumber basis pengetahuan: dan pilih sumber yang sudah diunggah sebelumnya, dalam kasus ini, Informasi bisnis. Agen AI kemudian dapat menggunakan detail layanan saat membalas.
Di kolom Ekstra, tambahkan: ‘Selalu informasikan kepada klien tentang kondisi khusus untuk layanan ini, termasuk bahwa booking hanya dikonfirmasi setelah pembayaran selesai dan tergantung pada ketersediaan’.
Klik Simpan tindakan.
F. Mentransfer ke operator manusia
Pilih kondisi KAPAN berikut:
Klien ingin: mendapatkan bantuan
Klien ingin: bicara dengan agen manusia
Atur agar aksi dijalankan ketika kondisi apa pun terpenuhi. Ini membantu agen AI menindaklanjuti berbagai permintaan yang membutuhkan bantuan manusia.
Add the following DO actions:
Transfer ke pengguna dan pilih untuk mentransfer percakapan dengan izin klien dan dengan rangkuman percakapan. Untuk kolom pesan, kamu bisa menambahkan: ‘Kamu akan dihubungkan ke anggota tim yang akan melanjutkan membantu kamu’.
Tambah tugas: dan atur Jenis tugas menjadi Follow-up untuk Penanggung jawab saat ini. Dan di kolom Komentar, tambahkan: ‘Klien meminta bantuan manusia. Silakan tinjau percakapan dan lakukan tindak lanjut’. Ini memberikan konteks yang dibutuhkan anggota tim untuk melanjutkan chat dengan lancar.
Di kolom Ekstra, tambahkan instruksi berikut: ‘Jika ada jeda, beri tahu klien bahwa anggota tim sedang meninjau permintaan dan hindari mengajukan pertanyaan tambahan sebelum proses transfer’.
Setelah selesai, klik Simpan tindakan.
Dengan pengaturan ini, agen AI kamu dapat mengelola permintaan booking secara otomatis, memandu klien melalui proses booking, membagikan informasi layanan yang berguna, dan mentransfer percakapan yang mendesak atau kompleks jika diperlukan.
Ini dapat membantu tim kamu menyederhanakan proses booking, meningkatkan pengalaman klien, dan menjaga data pelanggan tetap terorganisir di CRM kamu.
Catatan: Sebelum meluncurkan agen AI, kami menyarankan untuk menggunakan mode uji untuk meninjau bagaimana agen merespons dalam berbagai situasi dan memastikan setiap aksi berfungsi sebagaimana mestinya. Cobalah pesan seperti menanyakan harga, meminta informasi lebih lanjut sebelum membeli, atau meminta dukungan. Jika perlu, perbarui kondisi KAPAN, TINDAKAN, atau instruksi Ekstra yang relevan. Pelajari lebih lanjut dalam artikel kami tentang Menguji agen AI.
Setelah agen AI kamu siap, kamu bisa menjalankannya. Pelajari caranya di artikel kami.