İhtiyacınız olanlar:
14 günlük aktif deneme sürümüyle kullanılabilir; ayrıca Temel, Gelişmiş, Pro ve Kurumsal planlarında (deneme süresinin ardından) ücretli bir eklenti olarak sunulur.
Unutmayın:
Etiketleri yönet ve Alanı ayarla gibi DO eylemleri yalnızca Gelişmiş, Pro ve Kurumsal planlarında kullanılabilir.
Deneme hesapları en fazla 10 kaynak yükleyebilir; ücretli planlar ise en fazla 100 kaynak yükleyebilir.
AI temsilcisi yalnızca gelen mesajlara yanıt verir ve sohbet başlatamaz.
Adil kullanımın sağlanması ve sistemin aşırı yüklenmesinin önlenmesi amacıyla kullanım sınırları uygulanmaktadır. Sınırlara ulaşırsanız bir hata mesajı görüntülenir; bu durumda bir AI temsilcisi paketi satın alabilir veya yardım için Destek ekibiyle iletişime geçebilirsiniz.
Bu makalede, randevu alımını yönetmek üzere AI asistanını nasıl yapılandıracağınızı öğreneceksiniz; ilk yanıt vermeden müşteri bilgilerini toplamaya, uygun zaman aralıklarını sunmaya ve gerektiğinde görüşmeleri aktarmaya kadar tüm süreçleri kapsayacak şekilde.
AI temsilcisi kurun
AI temsilcisi bölümüne gidin.
Not: Daha önce hiç AI ajanı oluşturmadıysanız, AI ajanı oluştur seçeneğine tıklayın. Ardından, kılavuzumuzdaki adımları izleyerek otomatik olarak bir tane oluşturun.
Kişilik sekmesine gidin ve AI ajanın müşterilerinizle nasıl iletişim kuracağını ayarlayın. Aşağıdaki alanları yapılandırın:
Rol ve kişilik
Konuşma tonu
Yanıtların uzunluğu
Yanıt dili
Yanıt vermeden önceki gecikme süresi (saniye)
Yönergeler
AI ajanın Kişiliğini nasıl ayarlayacağınız hakkında daha fazla bilgi edinmek için kılavuzumuza göz atın.
Kaynaklar sekmesinde, +Yeni bilgi kaynağı ekle seçeneğine tıklayın.
İşletmenizle ilgili bilgileri eklemek için bir kaynak türü seçin. Bu sayede yapay zeka asistanı, işletme bilgilerinize (örneğin sunduğunuz hizmetler, fiyatlar, çalışma saatleri veya sık sorulan sorular) dayalı olarak yanıtlar verebilecektir.
İşletmenizle ilgili bilgileri ekledikten sonra kaydedin.
Kaynak ekleme hakkında daha fazla bilgi edinmek için, AI Bilgi kaynakları hakkındaki makalemize göz atın.
İşlemler sekmesine gidin ve + İşlem ekle seçeneğine tıklayarak bir eylem oluşturun.
Her eylem için aşağıdaki talimatları belirlemeniz gerekecektir:
NE ZAMAN - AI ajanın yanıt verebilmesi için yerine getirmesi gereken koşullar.
NE YAPACAK - Koşullar yerine getirildiğinde AI ajanın gerçekleştireceği eylemler.
Daha Fazla (isteğe bağlı) - Bir durumun biraz daha netleştirilmesi veya kontrol edilmesi gerektiğinde AI ajanın uyması gereken ek kurallar.
Bu talimatların nasıl işlediğine dair daha fazla bilgi için manuel kurulum kılavuzumuza göz atın.
Önemli: The AI agent will try its best to interpret these instructions, but it may not always work as expected. For more accurate results, use clear and specific instructions, and include examples of what the AI agent should do or avoid doing when relevant.
Müşterileri belirlemeye başlayın
A. İlk temas işlemini kurun
NE ZAMAN koşulunu seçin Gelen mesaj şunu içerir: karşılama.
Kendi özel WHEN koşulunuzu manuel olarak yazıp Enter tuşuna basarak kaydedebilirsiniz. Örneğin: hello veya hi there. gibi ifadeler ekleyin.
YAP eylemleri bölümünden Her zaman tam olarak bu mesajı kullan seçeneğini seçin ve bir karşılama mesajı ekleyin. Örneğin: ‘Merhaba! Bizimle iletişime geçtiğiniz için teşekkür ederiz. Size nasıl yardımcı olabiliriz?’
Ayrıca, Etiketleri yönet gibi başka işlemler de ekleyebilir ve gelen potansiyel müşteriye new-lead gibi bir etiket ekleyebilirsiniz.
Şuna tıklayın İşlemi kaydet.
B. Rezervasyon taleplerini değerlendirin
Müşteri ilk kez rezervasyon hakkında soru sorduğunda koşulunu seçin. Bu koşulu, AI temsilcisinin rezervasyon taleplerini erken aşamada fark etmesine ve konuşmayı bir sonraki adıma yönlendirmesine yardımcı olmak için kullanın.
YAP işlemini seçin:
Müşterilerden şunları isteyin: ad, telefon numarası ve e-posta adresi. Bu sayede randevuyu teyit etmek veya daha sonra takip etmek için gerekli iletişim bilgilerine sahip olursunuz.
Satış takip hattınızda müşteri aşamasını “Randevu talebi” olarak değiştirin. Böylece, görüşme ilerledikçe potansiyel müşteri doğru aşamada düzenli bir şekilde kalır.
Daha Fazla alanına, örneğin “Müşteriye uygun zaman aralıklarını göstermeden önce hangi hizmeti rezerve etmek istediğini sorun” gibi daha ayrıntılı talimatlar ekleyin.
İşlemi kaydedin.
C. Rezervasyon türlerini ve hizmet bilgilerini hazırlayın
AI temsilcisi rezervasyon işlemlerini oluşturmadan önce şunları yapmanız gerekir:
1) Rezervasyon türlerinizi ayarlayın
Rezervasyon türlerini nasıl oluşturacağınızı öğrenmek için, “Randevu türlerini ayarlama” başlıklı makalemize göz atın.
Bu durumda, Takvim bölümünde önceden oluşturulmuş iki rezervasyon türünü kullanacağız:
Tatil planlaması
Rezervasyon onayı
AI temsilcisi içinde YAP eylemlerini ayarlarken bunları daha sonra seçebileceksiniz.
2) Hizmet bilgilerinizle birlikte bir bilgi kaynağı ekleyin
AI asistanının hizmetlerinizi daha iyi anlaması ve daha doğru yanıtlar verebilmesi için Kaynaklar sekmesine gidin → + Yeni bilgi kaynağı ekle seçeneğine tıklayın.
Bir kaynak türü seçin ve işletmenizle ilgili bilgileri girin. AI temsilcisi, müşterilere yanıt verirken bu bilgileri kullanabilir.
Şu gibi detayları ekleyebilirsiniz:
Hizmet isimleri
Süre
Fiyat
Rezervasyon öncesi gereklilikler
Müşterilerin bilmesi gereken önemli koşullar
Bilgileri eklemeyi bitirdikten sonra Kaydet'e tıklayın.
Önemli: Şu anda, gizlilik nedenleriyle, AI ajanı, eylemlerinize veya bilgi kaynaklarınıza dahil edilmedikçe, hesabınızda bulunan tüm hizmetleri veya bunların adlarını otomatik olarak bilemez.
Kaynak ekleme hakkında daha fazla bilgi edinmek için, AI Bilgi kaynakları hakkındaki makalemize göz atın.
D. Tatil planlaması için rezervasyonları planlayın
NE ZAMAN koşulunu seçin: Müşteri ilk kez şu konuyu soruyor: seyahat planlaması. AI temsilcisinin, müşterinin ne zaman bir tatil planlama görüşmesi ayarlamak istediğini algılayabilmesi ve doğru eylemi başlatabilmesi için bu koşulu kullanın.
Aşağıdaki YAP eylemlerini seçin:
Takvim'de randevu oluşturun: ve Tatil planlaması'nı seçin (daha önce oluşturulan rezervasyon türü). Bu, yapay zeka asistanının doğru rezervasyon seçeneğini sunmasını sağlar.
Etiketleri yönetin: Müşteriye ilk randevu ve tatil planlaması gibi etiketler ekleyin.
Bilgi tabanı kaynağını kullanarak yanıtla: seçeneğini seçin ve hizmet bilgilerinizle birlikte daha önce yüklediğiniz kaynağı seçin (örneğin, İşletme bilgileri). Böylece AI asistanı yanıt verirken hizmet bilgilerinizi kullanabilir.
Diğer alanına daha ayrıntılı talimatlar ekleyin; örneğin: ‘Bu hizmetle ilgili özel koşullar hakkında müşteriyi her zaman bilgilendirin; örneğin, fiyatların ve hizmetin sunulabilirliğinin mevsime ve tedarikçinin durumuna göre değişebileceğini de belirtin’.
Şuna tıklayın: İşlemi kaydet.
E. Rezervasyon taleplerini onayla
Ne zaman koşulunu seçin: Müşteri ilk kez şu konuyu sorar: seyahat onayı. AI temsilcisinin, müşterinin tatilini onaylamaya hazır olduğunu fark edip sonraki adımlara geçebilmesi için bu koşulu kullanın.
Şu YAP işlemlerini seçin:
Takvim'de randevu oluştur: ve Rezervasyon onayı'nı (daha önce oluşturulan rezervasyon türü) seçin. Bu, AI temsilcisinin doğru rezervasyon seçeneğini sunmasını sağlar.
Etiketleri yönet: ve rezervasyon-onayı veya rezervasyona-hazır gibi bir etiket ekleyin.
Bilgi bankası kaynağını kullanarak yanıt ver: ve bu durumda hizmet bilgilerinizin bulunduğu, daha önce yüklediğiniz kaynağı (örneğin, İşletme bilgileri) seçin. Böylece AI temsilcisi yanıt verirken hizmet ayrıntılarınızı kullanabilir.
“Daha Fazla” alanına şunu ekleyin: ‘Bu hizmetle ilgili özel koşullar hakkında müşteriyi her zaman bilgilendirin; örneğin, rezervasyonların ancak ödeme tamamlandıktan sonra onaylandığını ve müsaitlik durumuna bağlı olduğunu belirtin’.
Şuna tıklayın İşlemi kaydet.
F. Bir müşteri temsilcisine bağlan
Aşağıdaki NE ZAMAN koşullarını seçin:
Müşteri şunları istiyor: destek almak
Müşteri şunları istiyor: bir müşteri temsilcisiyle görüşmek
Herhangi bir koşul karşılandığında eylemin gerçekleştirilmesini ayarlayın. Bu, AI temsilcisinin insan yardımı gerektiren farklı talepleri tanımasına yardımcı olur.
Aşağıdaki YAP eylemlerini ekleyin:
Kullanıcıya aktarın: seçeneğini belirleyin ve müşterinin izniyle ve konuşma özetiyle birlikte konuşmayı aktarmayı seçin. Mesaj alanına şu şekilde bir mesaj ekleyebilirsiniz: ‘Size yardımcı olmaya devam edecek bir ekip üyesine bağlanıyorsunuz’.
Görev ekle: seçeneğini seçin ve Mevcut sorumlu kullanıcı için Takip görev türünü belirleyin. Yorum alanına şunu yazın: ‘Müşteri insan desteğini talep etti. Lütfen sohbeti inceleyin ve konuyu takip edin’. Bu, ekip üyenize sohbeti sorunsuz bir şekilde sürdürmesi için gerekli bağlamı sağlar.
“Daha Fazla” alanına şu talimatı ekleyin: ‘Gecikme olursa, müşteriye bir ekip üyesinin talebi incelediğini bildirin ve aktarım gerçekleşmeden önce ek sorular sormaktan kaçının’.
İşlemi tamamladığınızda, İşlemi Kaydet seçeneğine tıklayın.
Bu yapılandırma sayesinde, yapay zeka ajansınız rezervasyon taleplerini otomatik olarak yönetebilir, müşterileri rezervasyon sürecinde yönlendirebilir, faydalı hizmet bilgilerini paylaşabilir ve gerektiğinde acil veya karmaşık görüşmeleri aktarabilir.
Bu, ekibinizin rezervasyon süreçlerini kolaylaştırmasına, müşteri deneyimini iyileştirmesine ve müşteri verilerini CRM sisteminizde düzenli tutmasına yardımcı olabilir.
Not: AI temsilcisini devreye almadan önce, Test modunu kullanarak farklı durumlarda nasıl tepki verdiğini gözden geçirmenizi ve her eylemin beklendiği gibi çalıştığından emin olmanızı öneririz. Fiyatları sormak, satın almadan önce daha fazla bilgi istemek veya destek talep etmek gibi mesajlar deneyin. Gerekirse, ilgili NE ZAMAN, YAP veya Daha talimatlarını güncelleyin. Daha fazla bilgi için AI asistanını test etme hakkındaki makalemize göz atın.
AI temsilcisinin hazır hale geldiğinde onu başlatabilirsiniz. Bunun nasıl yapıldığını makalemizdei öğrenebilirsiniz.